Hoe verklein je de zorgkloof in jouw organisatie?

Iedere zorgorganisatie herkent het vraagstuk: hoe kunnen we ook in de toekomst goede zorg blijven leveren met een steeds krapper wordende arbeidsmarkt? PFZW Datadiensten biedt werkgevers een portaal waarin zij hun eigen arbeidsmarktdata (met benchmark) kunnen inzien en analyseren. De nieuwste toevoeging aan dit portaal is de SPP-tool, een voorspelmodel dat de toekomstige arbeidsvraag en het arbeidsaanbod van de eigen organisatie laat zien.

Van terugkijken naar vooruitzien
Vanuit PFZW Datadiensten zetten we ons al langer in om werkgevers in de sector zorg en welzijn beter inzicht te geven in hun personeelsdata en arbeidsmarktuitdagingen. Met het HR-dataportaal bieden we interactieve dashboards die laten zien hoe het personeelsbestand zich ontwikkelt: instroom, uitstroom, leeftijdsopbouw, contractvormen, deeltijdfactor en meer. Werkgevers kunnen filteren (bijvoorbeeld op functies), analyseren en hun eigen cijfers spiegelen aan die van andere organisaties (benchmarken). Het portaal wordt veel en actief gebruikt en dat gaf ons aanleiding tot de volgende stap: vooruitkijken.

Want voor het strategische gesprek over de ontwikkeling van de organisatie is naast het zicht op waar je nu staat, ook de vraag van belang: waar staan we over vijf jaar? En wat komt er op ons af? Hoeveel mensen hebben we dan nog in dienst en hoeveel hebben we er eigenlijk nodig? Daarom hebben we het HR-dataportaal uitgebreid met de SPP-tool, een instrument voor strategische personeelsplanning.

Strategische personeelsplanning
De SPP-tool maakt het mogelijk op organisatieniveau de toekomstige arbeidsvraag en het verwachte arbeidsaanbod inzichtelijk te maken. Uniek is dat de tool twee lijnen laat zien: hoe jouw personeelsbestand zich ontwikkelt bij ongewijzigd beleid, vergeleken met hoeveel mensen je nodig hebt om de zorgvraag van jouw organisatie over vijf jaar te kunnen leveren. Daarmee worden tekorten heel concreet zichtbaar.

De voorspelling van de arbeidsvraag is gebaseerd op de zorgvraagvoorspellingen zoals die in het Prognosemodel Zorg en Welzijn worden gemaakt. Dit voorspelmodel is onderdeel van het AZW-platform van VWS. In samenwerking met de experts die hiervoor verantwoordelijk zijn, hebben we een manier ontwikkeld om organisaties hun eigen arbeidsvraag in beeld te laten brengen. Dat maakt de SPP-tool een uniek instrument. Je krijgt dus geen algemene branche- of regiobeelden, maar een gepersonaliseerde doorrekening voor jouw eigen organisatie, te filteren per functie.

Kloof tussen vraag en aanbod in beeld
Wat je dan vaak ziet, is confronterend maar inzichtgevend. De lijn van het verwachte personeelsaanbod daalt in veel gevallen, onder andere door uitstroom naar pensioen en geringere instroom dan uitstroom. De lijn van de zorgvraag stijgt juist of blijft stabiel. De kloof ertussen? Dat is de uitdaging waar je als organisatie voor staat. En precies daar begint het strategische gesprek over urgentie en vooral over handelingsperspectieven.

De tool helpt je vervolgens om scenario’s door te rekenen. Je kunt schuiven met variabelen: wat als je de deeltijdfactor verhoogt? Wat als je investeert in opscholing? Wat doet het met je personeelsbezetting als mensen langer doorwerken of als je bepaalde vormen van zorg anders inricht?

Geen HR-instrument, maar een organisatietool
Hoewel de term 'strategische personeelsplanning' misschien een ander beeld oproept, is het gebruik van de tool bij voorkeur geen exclusieve HR-opgave. Juist omdat het gaat over de kern van de organisatie, het leveren van zorg, moet je dit multidisciplinair benaderen. Dat betekent: HR samen met zorgmanagement, bedrijfsvoering, control en liefst met veel ruimte en steun vanuit het bestuur. De tool biedt kwantitatieve houvast. Geen onderbuikgevoel of algemeen verhaal, maar concrete cijfers: ‘Over vijf jaar hebben we 840 fte in dienst, maar we hebben er 1123 nodig.’ Dat maakt het strategisch gesprek urgenter en effectiever. Dat uiteindelijk de wereld er straks toch weer net anders uitziet, doet daar niets aan af.

Gebruik vraagt om begeleiding
De SPP-tool is complex, net als strategische personeelsplanning zelf. Daarom leveren we de tool nooit alleen met een handleiding. Wij vinden dat niet passen bij onze rol en verantwoordelijkheid om organisaties echt iets waardevols te bieden. Vanuit PFZW Datadiensten nemen we organisaties daarom actief mee. We geven uitleg en bespreken de theorie rondom SPP en voorbeelden en begeleiden teams bij het bouwen van relevante scenario’s die passen bij hun eigen context. Daar hebben we een curriculum voor opgezet met theorie, workshops en begeleiding op maat. Zo zorgen we ervoor dat de tool niet eenmalig gebruikt wordt, maar een structureel onderdeel wordt van cyclische SPP in de organisatie.

Toekomstplannen
We zien de SPP-tool niet als eindproduct, maar als vertrekpunt. Ons doel is om zorgorganisaties te helpen beter vooruit te kijken en gerichter te handelen. Daarvoor blijven we het model doorontwikkelen. We denken bijvoorbeeld aan het toevoegen van meer variabelen, maar ook verzuimdata of vitaliteitsdata, bijvoorbeeld in samenwerking met de specialisten van PGGM&CO en Vernet, de andere pijlers binnen Vitaliteit Zorg en Welzijn. Variabelen als ‘verzuimreductie’ of ‘versterking van vitaliteit’ kunnen waardevol zijn en zijn denkbare toekomstige scenario’s. We streven naar een integrale propositie: actuele en voorspellende data-inzichten, analyse en scenario's, voor alle HR-gerelateerde thema's. Ten dienste van operationele en strategische keuzes.

Meer weten over de SPP-tool of zelf aan de slag?
Neem contact op met PFZW Datadiensten via datadiensten@pfzw.nl of kijk op SPP-tool - Werkgevers | PFZW. We denken graag mee over wat er voor jouw organisatie mogelijk is.