Management assistent Directie IM (32-36 uur per week)

Als management assistent voor de Directie IM ondersteun je de CEO van PGGM IM, tevens lid van het Executive Commitee van PGGM. Samen met je collega’s management assistenten ontzorg je de directie van PGGM IM. Dat betekent voor jou: een goed beheer van de complexe agenda’s, het actief beheren van de mailbox, het opstellen en coördineren van de vergaderschema's van diverse gremia en interne communicatie evenementen. Je houdt regie op actiepunten en relevante deadlines. Je Je bent daar zeer alert op. Net zoals je dat bent wanneer zich urgente zaken voordoen. Je komt dan direct in actie door de informatie te delen en de agenda vrij te maken. Waar nodig ondersteun je bij het opstellen van presentaties of korte notities. Je werkt nauw samen met de management assistenten van de overige directieleden. Dankzij jullie inspanningen kan de Directie van PGGM IM hun werk goed doen.

De belangrijkste werkzaamheden zijn:

-         Reguliere secretariële ondersteuning (waaronder complex agendabeheer, beheren mailbox,  voorbereiden van vergaderingen, beheren directiearchief, het stellen van prioriteiten en het bewaken van deadlines);

-         Organiseren en boeken van (buitenlandse) reizen en bijeenkomsten van directie;

-         Organiseren/coördineren van evenementen en bijeenkomsten;

-         Voorbereiden van presentaties en notities.

Het management assistent team is onderdeel van het Business Management team en in je rol als management assistenten rapporteert aan de Hoofd Business Management. De Business Management team kent drie expertisegroepen:

Partnership Management en Evaluation

Verantwoordelijk voor de strategische samenwerking met PFZW, het evalueren van de effectiviteit van de samenwerking en het vormgeven van governance-afspraken.

Management Consultants en Corporate Secretary

Richt zich op strategische ondersteuning van de IM Board, voorbereiding van besluitvorming en het vertalen van strategie naar implementatie en advies.

Management assistants

Vormt de organisatorische spil rondom de directie van PGGM IM, met focus op planning, ondersteuning en verbinding binnen en buiten de directie.

Je bent nauwkeurig, nieuwsgierig, slim en assertief. Omdat een belangrijk deel van het werk bestaat uit het organiseren, zijn ook je communicatieve vaardigheden uitstekend. Je denkt snel en bent doortastend, zodat je uiteindelijk alle informatie die je nodig hebt boven tafel krijgt. Dit is niet altijd makkelijk, maar jij hebt een duidelijk doel voor ogen.

Profiel:

-         Minimaal 3 tot 5 jaar jaar relevante werkervaring ;

-         Teamspeler en zelfstandig ondersteuner met sterke communicatieve vaardigheden die actief kennis deelt;

-         Pro actief meedenken met het hoofd van de afdeling en in de ondersteuning van de CEO IM

-         No-nonsense mentaliteit/integer;

-         Organisatie sensitief;

-         Vloeiend in Nederlands en Engels;

-         Neemt initiatief en denkt mee over werkprocessen en optimalisatie;

-         Uitstekende kennis van MS Office (Outlook, Word, PowerPoint, Excel, Teams) en Ibabs

-         Een afgeronde office management opleiding of een vergelijkbare opleiding.

Bij PGGM zijn we trots op onze kernwaarden: vertrouwen, teamwork en innovatie. Deze waarden zijn ontstaan uit de best stories van onze collega's, momenten waarop zij op hun best waren. We geloven dat die momenten ontstaan wanneer je 100% jezelf kunt zijn. Bij PGGM waarderen we de unieke combinatie van jouw persoonlijke en professionele eigenschappen. Want wat echt telt bij PGGM zijn mensen, honderd procent! Bij PGGM mag jij rekenen op:

• Een fijne werkplek op ons kantoor in Zeist en vanaf eind 2027 in hartje Utrecht.
• Een bruto maandsalaris, in schaal 13, tussen [€ 3.032] en [€4.331] op basis van 36 uur, afhankelijk van je kennis en ervaring.
• Een dertiende maand.
• Een goede pensioenregeling als deelnemer van pensioenfonds PFZW (71% betaald door PGGM, 29% door de medewerker).
• Jaarlijks een Fit for the Future budget van € 300,- netto welke je kunt inzetten voor het verbeteren van de mentale, fysieke of financiële fitheid.
• Een ruim opleidingsbudget voor interne en externe trainingen of opleidingen.
• 27 vakantiedagen (medewerkers hebben de keuze om maximaal twee nationale christelijke feestdagen te ruilen met een voor hen belangrijke (feest)dag).
• Flexibiliteit in werktijden en thuiswerkmogelijkheden.
• Een netto internetvergoeding van € 45,- per maand (€ 540,- per jaar).
• Collectiviteitskorting op de aanvullende zorgverzekeringen (21% in 2024) en tandartsverzekering (15% in 2024).
• Een thuiswerkregeling met een vergoeding van max. € 900,- incl. btw om je thuiswerkplek arbo-proof in te richten.

Meer informatie over onze arbeidsvoorwaarden en salarisschalen lees je in onze CAO.

Management Assistent: jouw nieuwe baan bij PGGM?

Wil jij als management assistent samen met ons de verantwoordelijkheid dragen voor een goed pensioen van ruim 5,6 miljoen pensioendeelnemers? Solliciteer dan op deze vacature.

Heb je vragen? Neem dan contact op met recruiter Tijmen Muller via tijmen.muller@pggm.nl

Informatie over de sollicitatieprocedure vind je terug op onze website.

PGGM en hybride werken 

Bij PGGM hebben we een hybride werkomgeving gecreëerd die ons in staat stelt om flexibiliteit en samenwerking te combineren. Onze medewerkers hebben de mogelijkheid om zowel op kantoor als op afstand te werken, afhankelijk van hun persoonlijke voorkeuren en de aard van hun werk. Door hybride werken aan te bieden, willen we onze medewerkers de vrijheid geven om hun eigen werkstijl te ontwikkelen, maar tegelijkertijd de voordelen van een gezamenlijke werkplek behouden. 

Behandeling sollicitatie

Na ontvangst van jouw sollicitatie gaan wij via een aantal stappen kijken of jij bij ons past en wij bij jou. Vanwege de vakantie periode kan het iets langer duren voordat we bij je terugkomen.

Bij de procedure voor de werving en selectie van nieuwe medewerkers verzamelt en verwerkt PGGM persoonsgegevens, hierbij kan ook naar sociale media gekeken worden. PGGM vindt het belangrijk dat dit zorgvuldig, vertrouwelijk, transparant en met in achtneming van de algemene verordening gegevensbescherming en aanverwante wet-en regelgeving plaatsvindt. Lees in dit document wat er gebeurt met je persoonsgegevens. 

Aan intermediairs

We weten dat er veel partijen zijn die graag met ons mee willen zoeken of hun diensten willen aanbieden voor deze vacature, maar bij PGGM werven we nieuwe collega’s zelf. Acquisitie naar een werving & selectie-opdracht of onaangekondigde aanbiedingen van CV's stellen we dan ook niet op prijs en nemen wij niet in behandeling. Mochten we er niet uitkomen, dan bellen we jou.