Secretaresse CEO

Jij ondersteunt de CEO Edwin bij het uitvoeren van zijn verantwoordelijkheid. Dit betekent dat je goed kunt samenwerken, gevoel hebt voor het stakeholdersveld en de volgende activiteiten voor je rekening neemt:

• Reguliere secretariële ondersteuning (waaronder complex agendabeheer, beheren mailboxen, voorbereiden van vergaderingen, het stellen van prioriteiten en het bewaken van deadlines);
• Organiseren en boeken van (buitenlandse) reizen en bijeenkomsten van directie; 
• Organiseren/coördineren van evenementen en bijeenkomsten; 
• Het voorbereiden van presentaties en notities;
• Je bent een vraagbaak voor andere collega’s en zorgt ervoor dat collega’s bij de juiste persoon terecht komen;
• Je handelt een deel van de mail van de CEO waar mogelijk zelfstandig af, je controleert declaraties en facturen op juistheid en zorgt dat er tijdig betaald wordt;
• Als je het leuk vindt dan liggen er ook nog wat grote klussen voor je, zoals het organiseren van een jaarlijkse Seneca congres.

Je vormt samen met een collega het secretariaat van de Raad van Bestuur van PGGM, waarbij je primair werkzaam bent voor de CEO. Je regelt onderling de vervanging zodat er alle werkdagen bezetting is voor zowel de CEO en de CFRO. De CEO geeft de voorkeur aan aanwezigheid op kantoor op de dagen dat hij op kantoor is. Dit is doorgaans maandag tot en met donderdag. Natuurlijk kan er incidenteel thuisgewerkt worden op moment dat de CEO niet op kantoor is.

Ook al is de situatie nog zo complex, jij bewaart de rust en houdt het overzicht. Afwachten is niets voor jou: je kijkt vooruit in de agenda en weet altijd precies wat er op je afkomt. Zo kun je mogelijke kansen en problemen op tijd tackelen en loopt de werkdruk niet te veel op. Met jouw belangstelling voor de inhoud weet je welke acties nodig zijn om alle werkzaamheden in goede banen te leiden. Plannen en organiseren is jouw tweede natuur.

Je neemt mee:

• Minimaal 5 tot 10 jaar relevante werkervaring in een soortgelijke functie;
• Affiniteit en aantoonbare ervaring met complex agendabeheer waarbij het last minute herschikken van afspraken geen uitzondering is;
• Teamspeler en zelfstandig ondersteuner met sterke effectieve communicatieve vaardigheden die actief kennis deelt;
• No-nonsense mentaliteit/integer; 
• Organisatie en omgeving sensitief; 
• Vloeiend in Nederlands en Engels; 
• Neemt initiatief en denkt mee over werkprocessen en optimalisatie; 
• Uitstekende kennis van MS Office (Outlook, Word, PowerPoint, Excel, Teams);
• Een afgeronde opleiding in dit veld aangevuld met eventueel vervolg bij Schoevers, de Baak of een soortgelijke opleider is een sterke pré.

Bij PGGM krijg je de kans om te groeien in een werkomgeving die niet alleen groen is, maar ook vol zit met mogelijkheden om je vaardigheden te verbeteren en je carrière naar een hoger niveau te tillen. Hier draait het om meer dan alleen geld verdienen. Bij ons staat vakmanschap, samenwerking en kennisdeling hoog in het vaandel. Je hebt de vrijheid om werk en privé perfect op elkaar af te stemmen, zodat je jezelf in balans kunt houden. Wij geloven in een open en eerlijke bedrijfscultuur en bieden een werkomgeving waar je zowel voor de maatschappij als voor jezelf kunt werken. Kies voor PGGM en ervaar de rustgevende groene oase in het hart van het land. 

Jij mag rekenen op: 

• Een functie met gegarandeerde maatschappelijke impact;
• Een fijne werkplek op ons kantoor in Zeist
• een bruto maandsalaris tussen € 3.525,- en € 5.035 ,- o.b.v. 36 uur, afhankelijk van je kennis en ervaring. 
• een bruto maandsalaris in schaal 14 van de CAO. 
• een 36-urige werkweek met flexibele werktijden. 
• een goede pensioenregeling als deelnemer van pensioenfonds PFZW (71% betaald door PGGM, 29% door werknemer). 
• jaarlijks Fit for the Future budget van €300,- welke je kan inzetten voor het verbeteren van de mentale, fysieke of financiële fitheid.
• een ruim opleidingsbudget voor interne en externe trainingen of opleidingen. 
• een gegarandeerde dertiende maand
• ruim 27 vakantiedagen (Medewerkers hebben de keuze om maximaal twee nationale christelijke feestdagen te ruilen met een voor hen belangrijke (feest)dag)
• flexibiliteit in werktijden en thuiswerkmogelijkheden. 
• een netto internetvergoeding van €45 per maand (€ 540 per jaar).
• Je ontvangt een collectiviteitskorting op de aanvullende verzekeringen bij CZ (We vergoeden bruto 60% van je aanvullende verzekering).
• Een thuiswerkregeling met een vergoeding van max EUR 900,- inclusief btw om je thuiswerkplek arbo-proof in te richten. 

Meer informatie over onze arbeidsvoorwaarden en salarisschalen lees je in onze CAO, die je vindt onder 'Arbeidsvoorwaarden' op pggm.nl/werken-bij. 

Wil jij als Secretaresse van de CEO samen met ons de verantwoordelijkheid dragen voor een goed pensioen van ruim 5,6 miljoen pensioendeelnemers? Solliciteer dan op deze vacature en kies voor een baan met impact.

Heb je vragen? Neem dan contact op met recruiter Vincent Uitendaal via vincent.uitendaal@pggm.nl

Informatie over de sollicitatieprocedure vind je terug op onze website.

PGGM en Hybride Werken 

Bij PGGM hebben we een hybride werkomgeving gecreëerd die ons in staat stelt om flexibiliteit en samenwerking te combineren. Onze medewerkers hebben de mogelijkheid om zowel op kantoor als op afstand te werken, afhankelijk van hun persoonlijke voorkeuren en de aard van hun werk. Door hybride werken aan te bieden, willen we onze medewerkers de vrijheid geven om hun eigen werkstijl te ontwikkelen, maar tegelijkertijd de voordelen van een gezamenlijke werkplek behouden. 

Behandeling Sollicitatie

Na ontvangst van jouw sollicitatie gaan wij via een aantal stappen kijken of jij bij ons past en wij bij jou. Bij de procedure voor de werving en selectie van nieuwe medewerkers verzamelt en verwerkt PGGM persoonsgegevens, hierbij kan ook naar sociale media gekeken worden. PGGM vindt het belangrijk dat dit zorgvuldig, vertrouwelijk, transparant en met in achtneming van de algemene verordening gegevensbescherming en aanverwante wet-en regelgeving plaatsvindt. Lees in dit document wat er gebeurt met je persoonsgegevens.

Aan intermediairs

We weten dat er veel partijen zijn die graag met ons mee willen zoeken of hun diensten willen aanbieden voor deze vacature, maar bij PGGM werven we nieuwe collega’s zelf. Acquisitie naar een werving & selectie-opdracht of onaangekondigde aanbiedingen van CV's stellen we dan ook niet op prijs en nemen wij niet in behandeling. Mochten we er niet uitkomen, dan bellen we jou.