Pensioenbeheer

De overgang van pensioenregelingen voeren we zorgvuldig uit. Het pensioenfonds en de deelnemers staan daarbij centraal.

Pensioenadministratie

Wij voeren de pensioenadministratie uit voor bedrijfstak- ondernemings- en beroepspensioenfondsen en voor de direct beschikbare premieregeling. Doordat we alle mogelijke soorten fondsen bedienen zijn we in staat verschillende soorten pensioenregelingen te bieden. Daarmee kunnen we tegemoetkomen aan de diverse wensen van onze klanten.

Klantreizen in de pensioenketen

Bij de afdeling Pensioenbeheer werken we op basis van klantreizen. Zo kunnen we sneller en beter inspelen op wensen en eisen van klanten en veranderingen in wet- en regelgeving. Een klantreis bestaat uit activiteiten die een deelnemer of werkgever doorloopt, vaak naar aanleiding van een belangrijke levensgebeurtenis. Denk bij deelnemers aan verhuizen, trouwen of met pensioen gaan. Bij werkgevers gaat het bijvoorbeeld om aansluiten of premie betalen.

Data

Omdat we hoge eisen stellen aan de kwaliteit van onze data, ontvangen deelnemers van onze klanten goede pensioenoverzichten en ontvangen werkgevers correcte facturen. Door structureel te werken aan het voorkomen van uitval, ligt het uitvalpercentage bij onze grootste klant op ongeveer op 0,2 procent.

Automatisering

We innoveren ons pensioenadministratiesysteem doorlopend, zodat de verwerking van de pensioengegevens met steeds minder mensen kan worden uitgevoerd. Zo zetten we bijvoorbeeld 'robots' in voor het automatiseren van handmatige taken. Hierdoor verlagen de kosten per deelnemer met behoud van een kwalitatief hoogwaardige verwerking.

Pensioencommunicatie

Ieder pensioenfonds heeft zijn eigen uitstraling: een eigen manier van communiceren, een eigen identiteit. Daar zijn wij ons van bewust. Door vragen te stellen en goed te luisteren stellen wij de doelstellingen van onze klanten scherp als basis voor een goed, professioneel marketing- en communicatieadvies. Daarbij profiteren onze klanten van onze jarenlange ervaring als communicatieadviseur voor verschillende pensioenfondsen.

Netwerk

Wij zijn op de hoogte van de wet- en regelgeving en verstaan de taal van onze klanten, hun deelnemers en van de beleidsmakers in Den Haag. Bij alle vormen van communicatie gaan wij uit van onze klanten, hun deelnemers en de werkgevers. Zij staan centraal. Wij gebruiken de juiste toon en kiezen het medium dat het beste aansluit bij hun belevingswereld, met als doel het vergroten van het pensioenbewustzijn. Ons grote netwerk zetten we graag in om de belangen van onze klanten te behartigen.

Persoonlijk contact

Ook in het directe contact met deelnemers en werkgevers maken wij het verschil. Wij onderzoeken doorlopend of deelnemers tevreden zijn over de manier waarop zij door onze mensen van het klantcontactcenter worden geholpen. Die input gebruiken we om bij te sturen waar nodig en onze mensen op te leiden.

Online mogelijkheden benutten

We investeren in alle online en mobiele mogelijkheden die de nieuwe technieken ons bieden. We spelen in op ontwikkelingen als social media en zetten de chatfunctionaliteit in om zo sneller met deelnemers te kunnen communiceren. We bieden deelnemers een persoonlijke online omgeving, waarin ze precies zien hoe het ervoor staat met hun pensioen. Ook kunnen ze daar persoonlijke scenario's uitwerken, zodat zij de juiste keuzes kunnen maken die leiden naar het gewenste pensioen. Ook voor werkgevers hebben we een eigen portaal, waar zij hun administratie kunnen volgen en op de hoogte kunnen blijven van de laatste ontwikkelingen rond het pensioen van hun werknemers.

Transitie

In de afgelopen jaren hebben we ruime ervaring opgedaan met het uitvoeren van transities. De overgang en implementatie van de uitvoering van een pensioenregeling gaat verder dan alleen het overhevelen van gegevens. Wij zien de transitie als een aparte fase, die wij projectmatig aanpakken. Daarvoor stellen wij een operationeel transitieplan op met per deelproject een tijdsplanning, een gedetailleerde beschrijving van de uit te voeren werkzaamheden en de te behalen mijlpalen en doelen.

Kwaliteit data

We voeren de transitie van de pensioenadministratie adequaat en zorgvuldig uit. Daarbij staan onze klanten en hun deelnemers centraal. De basis van een goede pensioenadministratie is de kwaliteit van de bijbehorende data. Daarbij stellen we als randvoorwaarde dat de kwaliteit van de op te leveren data van de oude pensioenuitvoerder juist en volledig is. Als hier problemen mee zijn dan zullen we daar met de oude uitvoerder een passende oplossing voor vinden.

Projectmatige aanpak

Door onze projectmatige aanpak, kunnen wij ervoor zorgen dat de transitie geruisloos verloopt, waarbij het bestuur volledig ‘in control’ is. Dit gebeurt via een transparant en vooraf overeengekomen besturings- en rapportagemodel. Als onderdeel van de transitie gaan we met de vermogensbeheerder, financiële administratie en front office in gesprek over de informatie-uitwisseling. Uiteraard zorgen we ervoor dat de informatiestromen voldoen aan de strengste beveiligingsnormen.

Continuïteit staat voorop

In de transitiefase staat continuïteit van de pensioenuitvoering en van het bestuurlijke proces voorop. Werkgevers en deelnemers merken weinig tot niets van de overgang van het fonds naar een nieuwe uitvoeringsorganisatie. Zij worden uiteraard geïnformeerd, maar de verandering vindt ‘als vanzelf’ plaats. Wij houden het bestuur volledig op de hoogte van de voortgang van de transitie en zorgen ervoor dat zij zo min mogelijk worden afgeleid van hun hoofdtaak: het besturen van het pensioenfonds.